Keuntungan Menggunakan Jasa EO untuk Merealisasikan Acara

Februari 12 2022
Jasa EO

Untuk mengadakan acara besar, dibutuhkan tenaga dan pikiran yang lebih ekstra. Anda harus menyusun konsep, rundown acara, hingga menyewa gedung dan kebutuhan yang lain. Kalau Anda tidak memiliki pengalaman menghandle acara, pasti semuanya tidak akan berjalan dengan lancar dan menguras tenaga. Nah, Anda bisa menggunakan jasa EO atau event organizer untuk menghandle acara besar Anda.

EO atau event organizer nantinya akan mengatur konsep, dekorasi, venue, hingga anggaran yang diperlukan untuk mewujudkan acara Anda. Dengan menggunakan jasa EO, Anda bisa mendapatkan banyak keuntungan. Di kesempatan kali ini, kami akan mengulas keuntungan-keuntungan tersebut.

Namun sebelumnya, mari kita intip apa itu EO dan bagaimana mereka meng-handle acara.

Apa itu Jasa EO (Event Organizer)?

Jasa event organizer adalah jasa profesional yang tugasnya mengatur penyelenggaraan suatu acara. Baik acara formal maupun non-formal, dari acara dengan skala kecil sampai skala besar, EO akan mengatur semua kebutuhan yang diperlukan untuk terlaksananya sebuah acara.

Jasa EO

Event organizer bertanggung jawab membantu pelanggan dalam menghandle acara dari proses awal hingga akhir. Tugasnya pun tidak mudah, maka dari itu EO harus memiliki tim yang solid, manajemen yang baik, dan ide yang kreatif.

Pelanggan yang memilih menggunakan jasa event organizer umumnya dikarenakan sumber daya yang ada tidak cukup atau terbatasnya waktu yang dimiliki. Dengan menyewa jasa EO, mereka bisa mempercayakan rangkaian acara ditangani oleh profesional EO. Maka dari itu, event organizer harus memiliki pengalaman dalam memegang kendali sebuah acara.

Bagaimana Cara Jasa EO Atau Event Organizer Menyusun Acara?

Mungkin Anda akan bertanya-tanya, bagaimana jasa jasa event organizer yang Anda gunakan, akan menyusun acara Anda. Event organizer memiliki tahapan-tahapan yang jelas dalam menyusun sebuah acara. EO akan bergerak secara terstruktur dan detail agar acara dapat terlaksana dengan baik.

Berikut ini adalah gambaran bagaimana tahapan-tahapan yang dilalui EO untuk menyusun acara.

1. Merumuskan Konsep Acara

Tahapan yang pertama adalah merumuskan konsep acara. Tim inti EO nantinya akan memutar otak mereka agar mendapatkan ide konsep yang apik dan sesuai. Selain itu, EO akan mengatur tema, lokasi, penampil, dan hingga posisi penonton dalam acara.

Merumuskan konsep acara harus dilakukan dengan baik, karena dari sini EO akan menyusun teknis acara, mengatur anggaran, menentukan tenaga kerja, hingga pendanaan yang dibutuhkan untuk sebuah acara.

Jika tidak dirumuskan dengan benar, akan muncul berbagai kendala pada pelaksanaan acara, yang dapat membuat acara itu berakhir gagal.

2. Menyusun Teknis Acara

Setelah merumuskan konsep, tahapan yang kedua adalah menyusun teknis acara. Pada tahap ini, EO harus memiliki ketelitian dan pandangan visioner agar semaksimal mungkin tidak melewatkan satupun hal yang krusial pada pelaksanaan acara.

EO harus mampu memproyeksikan bagaimana teknis pelaksanaan acara di hari-H. Mulai dari arah panggung dan penonton, pencahayaan, transportasi kru dan penampil, hingga sistem keamanan acara.

Di tahap ini umumnya EO telah menentukan garis besar rundown acara. Apabila terdapat suatu kondisi yang memaksa untuk mengubah susunan acara, maka EO dapat mengatur kembali rundown tersebut.

Jika ada hal yang terlewat dan EO tidak bisa mengatasinya, maka susunan acara bisa tidak sesuai dan menyebabkan masalah yang lain.

3. Mengatur Anggaran

Setelah menyusun konsep dan teknis acara selesai, saatnya masuk ke tahap pengaturan anggaran. Melalui tahap ini, EO dapat menghitung kira-kira berapa biaya yang mereka butuhkan untuk menangani pelaksanaan acara tersebut.

Anggaran nantinya akan disusun dengan membagi-bagi sesuai dengan kebutuhan. Pembagian anggaran yang paling umum dan pasti ada adalah anggaran untuk administrasi, perlengkapan dan dekorasi, konsumsi, akomodasi dan transportasi, publikasi dan promosi, sewa lokasi, dan keperluan acara.

Pembagian anggaran tersebut bisa disesuaikan lagi menurut jenis acara yang ditangani.

Tujuan pembagian anggaran ini adalah agar setiap bagiannya bisa fokus menyusun secara rinci apa saja yang diperlukan untuk acara tersebut.

4. Membagi Tugas

Di tahap ini, EO akan membagi timnya dalam kelompok-kelompok dengan tugas yang berbeda-beda. Setiap kelompok harus bertanggung jawab dalam menjalankan tugas yang telah diserahkan.

Dengan membagi tugas, semua anggota memiliki peran masing-masing dalam mewujudkan kesuksesan acara. Selain itu, membagi tugas dapat menghemat waktu, karena masing-masing tim mengerjakan tugas yang diberikan di waktu yang sama.

Setiap tim nantinya akan melaporkan bagaimana perkembangan yang terjadi di tim mereka. Tugas tim inti adalah memonitor dan mengawasi setiap tim agar menjalankan tugas dengan baik.

5. Pendanaan

Di tahap selanjutnya, EO akan memilih sumber pendanaan untuk acara. Pendanaan bisa dari dana pribadi dan tim, menghimpun dana dari donatur, atau menjalin kerja sama dengan perusahaan atau organisasi yang tertarik dengan acara tersebut untuk menjadi sponsor.

Ketika mencari dana dari donatur dan sponsor, EO akan menyusun daftarnya yang akan disesuaikan dengan tema acara. Apabila donatur dan sponsor tidak sesuai dengan tema acara, maka mereka enggan untuk mendanai acara tersebut.

6. Mempersiapkan Acara

Persiapan acara dilakukan sekitar 3 bulan atau bahkan 1 tahun sebelum pelaksanaan acara, tergantung besar kecilnya acara yang ditangani. Dalam mempersiapkan acara, EO akan menentukan deadline untuk setiap tim mereka, seperti mencari vendor, sumber pendanaan, dan lainnya.

Di tahap ini, EO harus mampu memanfaatkan skill negosiasinya agar bisa menjalin kerja sama dengan banyak pihak yang mendukung acara. Publikasi dan promosi acara juga dilakukan di tahap ini.

Namun biasanya akan muncul beberapa kendala, misalnya pada pendanaan atau perubahan mendadak pada teknis acara.

Apabila terjadi kendala seperti tadi, EO harus mampu menyesuaikan dan merancang kembali agar persiapan acara dapat tetap dilakukan dengan lancar.

7. Pelaksanaan Acara

Tahapan yang terakhir adalah pelaksanaan acara. Di hari-H pelaksanaan acara, EO juga harus tetap fokus agar acara berjalan dengan lancar sesuai susunan yang telah dibuat.

Namun, bisa saja ada kendala yang muncul dan bisa mengganggu jalannya acara, contohnya waktu dimulainya acara yang sedikit molor, konsumsi datang terlambat, listrik yang tiba-tiba mati, dan lain sebagainya.

Untuk itu, EO harus bisa dengan sigap menanganinya agar acara tetap bisa berjalan dengan semestinya.

Nah, setelah mengetahui bagaimana cara EO atau event organizer menyusun acara, apakah Anda mulai tertarik untuk menggunakan jasa EO? Jika masih ragu, berikut ini kami akan mengulas apa saja keuntungan menyewa jasa EO untuk Anda.

Keuntungan yang Didapat dengan Menyewa Jasa EO

Bagi Anda yang akan mengadakan suatu acara, kecil atau besarnya acara tentu akan lebih mudah jika mempercayakannya pada jasa EO yang telah berpengalaman. Selain tidak perlu pusing memikirkan segala kebutuhan acara, ada banyak keuntungan lain yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan jasa  event organizer. Apa saja keuntungannya? Simak penjelasannya berikut ini.

1. Susunan Konsep yang Tepat dan Tertata

Suatu jasa EO profesional tentunya mengindikasikan bahwa mereka sudah memiliki banyak pengalaman menangani penyelenggaraan acara yang beragam, baik acara besar maupun acara kecil.

Dengan pengalaman tersebut, EO secara profesional akan menyusun konsep acara yang sesuai dengan acara Anda. Selain itu, jasa EO profesional umumnya memiliki tahapan kerja yang jelas dan terstruktur, sehingga mampu membuat konsep acara yang tertata dengan baik.

Selain itu, Anda akan mendapatkan saran dan masukan alternatif dari tim profesional untuk memastikan bahwa konsep dan tema acara sudah sesuai dengan keinginan Anda.

2. Rancangan Acara Detail dan Terkontrol

Event organizer profesional memiliki skill ketelitian yang tinggi. Karena itu, mereka akan menyusun secara detail rancangan acara Anda dengan tidak melewatkan satu hal terkecil pun.

Jasa EO profesional dapat memahami setiap permintaan pelanggan terhadap acara yang diinginkan dan sudah terbiasa bekerja secara detail. EO dengan teliti menyusun teknis acara, mengatur anggaran, membagi tugas, mempersiapkan acara, hingga mengorganisir pelaksanaan acara di hari-H.

Selain itu, dengan menggunakan jasa EO, kendala yang muncul selama proses persiapan maupun pelaksanaan acara akan dapat ditangani dengan baik. Karena jasa EO yang sudah berpengalaman pasti telah menyiapkan segala skenario atau rencana alternatif dan solutif untuk mengantisipasi kendala tersebut.

3. Keahlian Negosiasi dan Relasi yang Luas

Dalam mempersiapkan acara, tentu Anda membutuhkan vendor dan sponsor yang terbaik untuk mendukung terlaksananya acara Anda. Jasa EO yang berpengalaman memiliki keahlian negosiasi yang tinggi dan relasi yang luas.

Karena bukan hanya sekali atau dua kali menangani acara, EO profesional tentu sudah paham bagaimana mencari dan menjalin kerja sama dengan banyak pihak. Keahlian negosiasi yang dimiliki EO berpengalaman juga membantu acara Anda untuk mendapatkan vendor, supplier, dan sponsor terbaik.

Selain itu, menggunakan jasa EO juga memungkinkan Anda apabila Anda ingin mengundang suatu pembicara terkenal untuk mengisi acara Anda. EO yang mempunyai relasi yang luas bisa saja membantu Anda dalam mewujudkannya.

4. Anggaran Efisien dan Terkendali

EO profesional tentu memiliki manajemen kerja dan skill berorganisasi yang bagus. Mulai dari membuat timeline hingga menyusun teknis, EO akan menyusun rancangannya dengan terstruktur.

Begitu juga dalam hal pengelolaan anggaran. Dengan menggunakan jasa EO, Anda bisa mendapatkan susunan anggaran yang efisien dan tepat sasaran.

EO yang sudah berpengalaman, tidak hanya mengorganisir acara, mereka juga melakukan analisis biaya pada setiap elemen anggaran, sehingga mampu memberikan solusi dan alternatif terbaik agar Anda tidak mengeluarkan biaya yang berakhir sia-sia.

5. Bekerja Efektif dan Fleksibel

Dalam menyusun acara, EO profesional akan bekerja secara efektif agar tidak merusak timeline kerja yang telah ditentukan. Secara bertahap EO akan memberikan kabar terkini kepada Anda terkait perkembangan proses penyusunan acara yang telah mereka kerjakan.

Jika Anda ingin membahas perkembangan susunan acara bersama EO di tengah-tengah jadwal yang padat, EO memiliki fleksibilitas yang memudahkan Anda untuk memberikan masukan kapan saja.

Dengan fleksibilitas ini juga dapat memberikan Anda kebebasan untuk ikut terlibat aktif dalam menyusun acara atau sepenuhnya mempercayakan acara kepada EO.

6. Tanpa Repot dan Ribet

Karena telah mencakup semua hal terkait penyusunan acara, dengan menyewa jasa EO, Anda tidak perlu pusing lagi memikirkan dan mengurus langsung acara. Setiap detail besar hingga yang terkecil sekalipun akan ditangani oleh EO, sehingga Anda hanya perlu mengawasi atau memberikan sedikit masukan kepada EO.

EO akan selalu membantu Anda untuk mewujudkan acara sesuai dengan keinginan Anda. Hal yang perlu Anda lakukan adalah menyiapkan anggaran dan memberikan gambaran rencana acara yang ingin Anda buat.

Jika dirasa ada yang kurang, EO yang akan menangani dan memberikan solusi terbaik untuk acara Anda. EO juga akan melaporkan setiap perkembangan persiapan acara Anda. Jadi Anda bisa mengurangi stres dan beban pikiran.

7. Publikasi dan Promosi Acara

Jika Anda memiliki acara dengan skala besar dan memiliki kuota penonton yang cukup banyak, misalnya seperti seminar atau event bedah buku, EO akan membantu Anda dalam mempublikasikan dan mempromosikan acara Anda dan memastikan agar acara tersebut sukses dari segi marketing.

Jadi Anda tidak perlu khawatir lagi. EO yang akan menyusun strategi pemasaran yang apik agar acara Anda mendapat banyak perhatian dan dapat menarik banyak orang.

Bagaimana? Kini Anda sudah yakin untuk menggunakan jasa EO, bukan?

Mitra Buana Trans : Dari Transportasi hingga Jasa EO (Event Organizer)

PT. Mitra Buana Trans adalah perusahaan yang didirikan sejak tahun 2017 di Bekasi, Jawa Barat. Perusahaan kami bergerak di bidang jasa transportasi publik dan logistik, serta pelayanan transportasi wisata (penyewaan bus pariwisata), kargo, dan EO atau Event Organizer. Kami melayani kegiatan untuk seluruh wilayah Indonesia maupun Mancanegara.

Kami memiliki pengalaman selama bertahun-tahun dan telah menangani berbagai acara sebagai jasa EO profesional dan terpercaya. Anda dapat mempercayakan perencanaan susunan acara Anda pada kami.

Selain pengalaman, kami memiliki keunggulan lain dalam mengelola acara. Keunggulannya antara lain:

1. Event Organizer yang Kreatif dan Profesional

Sebagai penyedia jasa EO, kreatifitas dan profesionalitas yang kami miliki dapat membantu Anda mewujudkan acara yang menyenangkan dan tidak akan terlupakan.

Kami menyediakan layanan merancang dan menyelenggarakan acara yang lengkap dari tahap awal hingga tahap akhir, pelaksanaan acara di hari-H yang terstruktur.

2. Jujur, Terpercaya, dan Amanah

Anda akan mendapatkan report terkait perkembangan perancangan acara dari kami setiap saat, kapan pun Anda inginkan. Kami akan selalu siap sedia menerima masukan dari Anda, apabila Anda memiliki keinginan dan harapan tersendiri terkait acara.

Kami akan berusaha yang terbaik dalam merealisasikan acara sesuai dengan keinginan Anda.

3. Komitmen yang Tinggi

Komitmen perusahaan kami yang tinggi dapat dibuktikan dari capaian keberhasilan setiap acara yang terselesaikan dengan tepat waktu.

Tanggung jawab akan penyelenggaraan acara yang terstruktur, unik, dan berkesan, membuat pelanggan kami menaruh harapan besar untuk dapat selalu bekerja sama dengan kami.

4. Selalu Meningkatkan Kualitas

Perkembangan zaman menjadi semakin pesat, dan kami siap dalam menghadapi kemajuan yang menanti, dengan cara meningkatkan kualitas sumber daya yang kami miliki.

Dengan begitu, kami bisa menghasilkan ide-ide yang lebih fresh dan tentunya dengan kinerja yang semakin efisien dan praktis, agar dapat menyeimbangi perkembangan teknologi yang menuntut untuk selalu bergerak cepat.

Anda bisa mendapatkan berbagai keuntungan dengan memilih jasa EO kami sebagai penyelenggara acara terpercaya untuk acara Anda. Silakan kunjungi situs resmi kami di Mitrabuanatrans.co.id untuk informasi lebih lanjut.

Anda juga bisa berkonsultasi langsung melalui whatsapp atau e-mail yang sudah tersedia di laman situs kami. CS kami akan senantiasa menjawab pertanyaan dari Anda.

Bersama kami, Anda dapat mewujudkan acara yang berkesan dan tak terlupakan. Kami akan terus berupaya agar dapat menjadi partner yang dapat selalu Anda andalkan dalam merealisasikan acara impian Anda.

Write a Reply or Comment

Memulai obrolan...
1
Saat ini, PT MITRA BUANA TRANS menyediakan beberapa Jasa Trasportasi diantaranya :

- Sewa Bus, Elf, Hiace Pariwisata
- Inova, Alphard, Double Cabin, Dll.
- Truk / Cargo
- Logistik

Apa yang Anda butuhkan? Silakan klik tombol Memulai obrolan...